Trước tiên, bạn cần khẳng định mình không phải là kẻ phát tán thư rác, thay vào đó bạn chỉ muốn liên lạc với một danh sách dài khách hàng hay đối tác.

Hiện có nhiều dịch vụ hứa hẹn giúp bạn đơn giản hóa việc gửi đi một lượng lớn email cho các chiến dịch tiếp thị của mình, tuy nhiên giải pháp tốt nhất lại chính là một công cụ mà bạn vẫn sử dụng hằng ngày.

Về cơ bản, Microsoft Outlook 2013 có khả năng khai thác tính năng Mail Merge trong ứng dụng văn phòng Microsoft Word để tạo ra các email có cùng nội dung nhưng khác nhau ở địa chỉ người nhận. 

Cụ thể hơn, với Mail Merge, bạn có thể tùy biến email với thông tin từ bất kỳ trường dữ liệu nào trong sổ danh bạ liên lạc của mình.

Khi cần gửi đi một lượng lớn email hay newsletter, hãy thực hiện theo các bước sau.

Tạo danh sách danh bạ kết hợp

1. Từ Navigation Pane ở cuối thẻ (tab) Home trong ứng dụng Outlook, bạn nhấn chọn People (có thể hiển thị dưới dạng văn bản hay biểu tượng với hình ảnh 2 đầu người tùy thuộc vào thiết lập trên Navigation Pane). Tiếp đến, bạn cuộn qua danh sách danh bạ, ấn giữ phím CTRL và nhấn chọn từng người mà bạn muốn nhận email. Tên của người nhận mà bạn vừa chọn sẽ được đổi sang màu xanh.

2. Chọn nút Mail Merge từ mục Actions và chọn các tùy chọn từ những lựa chọn được cung cấp trong hộp thoại Mail Merge Contacts:

• Contacts: chọn All Contacts in Current View hay Only the Selected Contacts.

• Fields to Merge: chọn All Contact Fields hay Contact Fields in the Current View.

• Document File: Bạn có 2 lựa chọn là New Document hay Existing Document. Nếu bạn chọn Existing Document, bạn sẽ cần nhấn tiếp vào nút Browse, sau đó chọn tài liệu và nhấn Open. Còn nếu chọn New Document, trình Outlook sẽ khởi chạy ứng dụng MS Word để bạn có thể soạn thảo nội dung email.

• Contact Data File: Nếu bạn có kế hoạch sử dụng lại văn bản này, hãy đánh dấu hộp thoại Permanent File, sau đó chọn tập tin và điền vào tên tập tin đó.

• Merge Options: Ở mục Document Type, chọn Form Letters. Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn khác Mailing Labels, Envelopes hay Catalog. Ở mục Merge To, hãy đảm bảo bạn chọn E-Mail.

• Message Subject Line: Bạn hãy nhập vào tiêu đề của email, sau đó nhấn OK.

Tạo email, trộn danh bạ, và gửi đi

1. Ngay khi bạn nhấn OK, Outlook sẽ tự động khởi chạy Word.

Lúc này, bạn bắt đầu soạn thảo phần nội dung của email. Ở dòng chào hỏi, bạn có thể gõ vào từ "Chào", sau đó nhấn vào nút Insert Merge Field ở mục Write & Insert Fields. Sau đó, chọn Name từ trình đơn thả xuống và Word sẽ tự động chèn nội dung có giá trị là <> vào ngay bên cạnh từ "Chào".

2. Bạn cũng có thể chèn những trường thông tin khác vào nội dung email như số điện thoại, tên công ty và chức danh. Tuy nhiên, phải làm như thế nào nếu điều bạn muốn là bổ sung vào dữ liệu mà không có trường thông tin liên quan? 

Ví dụ, khi bạn muốn gửi email để nhắc nhở khách hàng về hợp đồng trong đó có liệt kê khoản tiền cần thanh toán hay một con số nào đó liên quan đến tài chính nhưng rõ ràng là không có trường dữ liệu này trong Outlook. Tuy nhiên, bạn có thể khai thác trường thông tin Phone Number với 19 tùy chọn nhập cho mỗi 4 trường giá trị có thể hiển thị.

Một trong các tùy chọn này là Other. Với ví dụ vừa nêu, bạn có thể nhập vào số tiền cần "hòa" vào email.

Tiếp đến, trong nội dung email, bạn định chỗ cần hiển thị giá trị này, sau đó nhấn nút Insert Merge Field (ở mực Write & Insert Fields) và chọn Other từ trình đơn thả xuống.

3. Một khi đã hài lòng với email đã soạn, bạn nhấn nút Start Mail Merge và chọn Email Messages từ trình đơn thả xuống.

Sau tác vụ này, Word sẽ trộn email và hiển thị định dạng email này trên màn hình. Bạn nhấn chọn tiếp Finish & Merge (ở mục Finish) và sau đó chọn tiếp Send Email Messages từ trình đơn thả xuống.

4. Ở hộp thoại Merge to Mail, chọn Email cho mục To.

Kế đến, bạn thay đổi hay nhập vào một tiêu đề cho mục Subject Line, và sau đó chọn HTML là định dạng cho mục Format.

Ở mục Send Records, hãy chọn All nếu bạn muốn gửi tất cả email cùng lúc, hoặc chọn Current Record nếu bạn chỉ muốn gửi email được chọn, hoặc nhập vào các tên người nhận cụ thể ở hộp thoại trong tùy chọn cuối cùng, sau đó nhấn OK.

Sau bước này, Word và Outlook sẽ "trộn" email và thực hiện việc gửi đi.

Để kiểm tra xem các email này đã được gửi đi hay chưa, bạn vào xem ở thư mục Outlook Sent.